Innhold
Brukere og roller
Avdelinger er en funksjon som ligger under "Brukere & Roller", som er et eget punkt i menyen på venstre side.
Når man navigerer inn på "Brukere & Roller", så man kan legge til brukere i sitt selskap/firma, og definerer deres roller. Her finner man også en egen fane for å administrere avdelinger.
Opprette ny avdeling
Oppe til høyre finner man "Opprett avdeling", som gjør det mulig å opprette en helt ny avdeling. Da må man skrive inn et navn på den ønskede avdelingen, og dette kan være hva man vil. Noen forslag kan være navn på bygg som leiligheter ligger i, dette kan navn på områder det leies ut leieobjekt i.
Deretter velger man en "forvaltningsadministrator", som blir megleren eller den ansvarlige for denne avdelingen. Her søkes det blant brukere man har i sitt oppsett. Hvis den du ønsker å legge til, ikke kommer opp som et alternativ, så må man legge til brukeren/personen under brukere og roller.
Les mer her om hvordan legge til en ny bruker i ditt oppsett.
Til slutt kan man skrive inn en Avdelings-ID, som kan være en intern identifikator, og er fritekst.
Administrere avdelinger
Etter at man har opprettet en avdeling, så kan man administrere dem, og legge til andre brukere til den avdelingen. Dette avgjør hvilke leieobjekt som meglerne/ansvarlige har tilgang til å gjøre endringer på, da et nytt leieobjekt må tilknyttes en avdeling, og megleren/ansvarlig blir knyttet til avdelinger.
Som standard er det bare "Main branch" som vil være ferdig opprettet, men ved å bygge på med flere avdelinger så får man fordelt mer tilganger.
Naviger til "Avdelinger" fanen som man finner et stykke opp på siden.
Her finner man alle avdelinger, og ved å trykke på "Opprett ny bruker" ved siden av navnet til avdelingen, så kan man knytte en bruker til avdelingen. Da søker man blant eksisterende brukere.
Trykker man på firkant-ikonet ved siden av navnet til avdelingen, så redigerer man avdelingen, og kan sette et nytt navn på den, eller endre hvem som er knyttet som administrator av avdelingen.
Tips og fordeler med avdelinger
Man kan begrense tilgang til sine meglere/ansvarlige, ved å legge til en avdeling, knytte leieobjektet til nevnt avdeling, og passe på at ønsket megler/ansvarlig er knyttet til den respektive avdelingen.
Man kan bruke avdelinger til filtrering. Hvis man har 3 avdelinger, og 10 leieobjekt, så kan man fordele de 10 leieobjektene etter behov, og i etterkant filtrere på den ønskede avdelingen. Dette kan være kjekt når man trenger å filtrere på sendte faktura bare for en spesifikk avdeling, eller hvis man skal sende meldinger til leietakere/boliger som er knyttet til en spesifikk avdeling.
En avdeling kan teknisk sett være hva som helst, men noen forslag kan være:
- Siden leieobjekter i Unite blir "navngitt" med adressen de er registrert på, så kan avdeling brukes til å "samle"disse leieobjektene under én avdeling. Hvis man har mange leiligheter i samme bygg, så kan det være et eksempel å navngi avdelingen etter det bygget. Senere kan man knytte denne avdelingen til de leieobjektene som hører til nevnt bygg.
- Hvis man administrerer flere leieobjekter, men de er på forskjellige områder i byen, så kan man lage avdelinger etter by-områder eller bygårder.
- Hvis man bruker regnskapsintegrasjon via iizy, så kan man også få kategorisert regnskapet basert på avdeling. Er det derfor nødvendig å separere regnskapet på en spesifikk måte, kan det derfor være gunstig å opprette avdelinger, og knytte leieobjekt til de respektive avdelingene etter hvordan regnskapet skal deles opp/kategoriseres.
For å filtrere på avdeling, så går man inn på ønsket del i systemet, og finner "Avdelinger"-alternativet. I rullgardinen kan man da velge ønsket avdeling og, og systemet vil da vise deg det som er knyttet til valgt avdeling.
Dette filter-alternativet finner man igjen på for eksempel "Leietakere", "Leieobjekter" og "Sammendrag", men også på flere steder i systemet.
Les gjerne mer om filtrering her.