Avregningsmodul

Hva er avregning?

Leietakere betaler ofte et fast akonto-beløp per måned for tjenester som strøm eller oppvarming. Når den faktiske regningen fra leverandøren kommer, kan den avvike fra det leietakerne har betalt inn. Avregning lar deg:

Fordele den faktiske kostnaden rettferdig mellom leietakerne
Opprette korrigeringer automatisk – enten leietaker skylder mer eller skal få tilbake penger
Slippe å beregne alt manuelt per leietaker

Slik bruker du avregningsmodulen

1. Åpne avregning

Gå til <Finansielle - avregning> i menyen til venstre.

2. Velg filter

Utleier / eiendom – velg hvilken eiendom eller blokk avregningen gjelder for.
Tilleggstjeneste – velg tjenesten som skal avregnes (f.eks. strøm, varmtvann, internett).
Periode – velg perioden avregningen dekker (f.eks. hele fjoråret).

Du får da en oversikt over alle leiekontrakter med aktiv tilleggstjeneste i den valgte perioden.

💡 Kun leietakere som har tilleggstjenesten satt opp på sin leiekontrakt inkluderes i fordelingen – og kun disse bidrar til det totale arealet som kostnadene fordeles på.

3. Velg fordelingsmetode

Du kan velge mellom to fordelingsmetoder:

Metode	Beskrivelse
Areal	Kostnadene fordeles proporsjonalt basert på størrelsen (m²) på hvert leieobjekt. Mest brukt.
Flat	Kostnadene deles likt mellom alle leietakerne.

4. Angi fakturabeløp

Skriv inn det totale beløpet fra leverandørfakturaen. Systemet beregner automatisk hva den enkelte leietaker skal betale eller få tilbake.

Tabellen viser:

Leietakers navn og leieperiode.
Areal og andel av totalkostnaden.
Hva leietaker har betalt inn (akonto).
Korrigeringsbeløp – positivt (leietaker skylder mer) eller negativt (leietaker får tilbake).
Totalsum nederst – bruk denne for å verifisere at beregningene stemmer med din leverandørfaktura.

5. Last ned PDF – gjør dette FØRST

Klikk Last ned PDF før du oppretter korrigeringer. PDF-en inneholder en fullstendig oversikt over avregningen, inkludert:

Alle leietakere og beregningene.
Totalsummer.
Notater om leietakere som må håndteres manuelt (f.eks. utflyttede).

⚠️ Viktig: Last alltid ned PDF-en før du bekrefter og oppretter korrigeringer. Etter at korrigeringer er opprettet, vil tabellen vise oppdaterte tall ved neste kjøring.

6. Bekreft avregningen

Du får en forhåndsvisning og bekreftelsesdialog før korrigeringene opprettes. Sjekk at alt ser riktig ut, og trykk Bekreft.

Hva skjer etter bekreftelse?

Systemet oppretter automatisk korrigeringer på leieforholdet. Disse vises som en egen linje på neste faktura til leietakeren.

Positivt beløp → Leietaker skylder mer enn betalt akonto → Legges til neste faktura.
Negativt beløp → Leietaker har betalt for mye → Krediteres på neste faktura.

De fleste utleiere velger å justere beløpet på neste faktura fremfor å utbetale penger direkte til leietakeren.

Spesialtilfeller

Situasjon	Håndtering
Ledig enhet i perioden	Vises i listen. Du vurderer selv om kostnaden for ledig enhet skal dekkes av deg som utleier.
Duplikate / overlappende kontrakter	Merkes tydelig i listen – må håndteres manuelt.
Leietaker som har flyttet ut	Vises med merknad i PDF-en. Faktura til utflyttede leietakere må opprettes via regnskapssystemet – ikke i utleiesystemet.
Én faktura for flere adresser	Må splittes manuelt mellom adressene og legges inn som separate beløp per eiendom.

Tips for best mulig avregning

💡 Hold leiekontraktdata ryddig. Systemet er designet for å automatisere det meste, men edge-cases (som utflyttede leietakere) krever manuell håndtering. God datakvalitet sikrer korrekte beregninger.

💡 Vurder halvårlig avregning. Mange kunder gjør avregning én gang i året, men halvårlig avregning gir leietakerne mulighet til å justere akkontobetaling underveis – og unngår store overraskelser ved årets slutt.

💡 Sjekk totalsummen. Bruk totalsummen nederst i tabellen til å verifisere at det totale fakturerte beløpet stemmer med leverandørfakturaen din.

Avregningsmodul