Bytte kontonummer for innbetalinger for forvaltere/direkte utleiere
Denne artikkelen forklarer hvordan dere kan bytte kontonummer for innbetalinger når det gjelder egen forvalting av leie.
Hvor og hvordan man endrer kontonummer
Før man gjør endring eller legger til kontonummer, er det viktig å vite effekten av det - og eventuelt forarbeid:
- Endring av kontonummer i systeminnstillingene sørger for at kommende fakturaer får nytt kontonummer. Dette gjøres per utleier, ved å gå inn på:
- Trykk på "Utleiere" ute til venstre
- Finner kortet til ønsket utleier
- Trykker på de tre prikkene oppe til høyre
- Velger "Administrer bankkontoer"
- Legger til nytt kontonummer, eller redigerer eksisterende.
- Når dette er lagt til, må man sette ønsket kontonummer på utleieren.
- Deretter må man trykke seg inn på utleieren, ved å trykke direkte på navnet til utleieren.
- Inne på utleieren finner man tre prikker ute til høyre, som man kan trykke på.
- I menyen som kommer opp, velg "Rediger".
- I skjemaet finner man et felt for "Faktura kontonummer".
- I rullgardinen velg korrekt kontonummer hvis det er flere kontonummer registrert.
- Dette bytter effektivt det aktive kontonummeret for fakturering på ALLE leiekontraktene knyttet til objekt på denne utleieren.
- Man kan bytte bankkonto direkte på en leiekontrakt, hvis man ikke ønsker å bytte konto for alle leiekontrakter.
- Trykk til slutt "Opprett".
MEN!
Det er ikke nok å bare registrere kontoen i systemet. Hvis dere ønsker at innbetalingene automatisk også skal registreres i Unite, så må det også en innbetalingsavtale på plass. Les videre om det her.
Endringer av kontonummer og effekt på fakturering
- Med standardoppsett sendes fakturaen ut 15 dager før den 1. i hver måned, og forfallsdato er den 1. i måneden med mindre noe annet er spesifisert i leiekontrakten.
- Det anbefales å melde i fra til leietakerne om at kontonummer endres. Anbefalt tidspunkt for å informere leietakere om nytt kontonummer er etter forfallsdatoen og før neste faktura sendes ut — i praksis mellom dag 1 og dag 16/17 i måneden.
- Løpene for innbetalinger for den aktuelle måneden kjører normalt. Når kontonummer byttes i innstillingene, vil kommende/neste bolk med faktura vise nytt kontonummer når de blir produsert.
- Eksisterende/allerede produserte faktura kan ikke endre oppført kontonummer for innbetaling. Da må eventuelt eksisterende faktura krediteres, og så opprettes på nytt med "Fakturer manglende periode". Da får man produsert fakturaen for den eventuelle perioden på nytt, og får da med det nye kontonummeret hvis man har endret det på utleieren.
Krav knyttet til Nets/innbetalingsavtale
- For å få registrert innbetalinger korrekt på en ny bank-konto i systemet, er det nødvendig å ha en aktiv innbetalingsavtale (Nets/Mastercard) knyttet til den kontoen. Unntaket er hvis man har registrert en utleier som benytter privat bank-konto for innbetaling. Dette kan man ikke bestille innbetalingsavtale på.
- Dere kan sjekke om det ligger en aktiv innbetalingsavtale i nettbanken, eller ta kontakt med deres bank for å få bekreftet om Nets-avtale er aktiv og knyttet mot Unite Living/Apex IT AS.
- Hvis det ikke er etablert innbetalingsavtale, kan leverandøren fylle ut skjema for bestilling av Nets-avtale slik at den kan signeres og returneres.