Gå til innhold
Norsk – Norge
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

Dynamisk KID i Unite Living

Dynamisk KID er en funksjon i systemet som lar deg lage et egendefinert format på KID-nummer, som automatisk genereres for hver faktura.

Dynamisk KID er spesielt nyttig når du skal bruke AvtaleGiro, da KID-nummeret endres for hver faktura mens kundenummeret forblir på samme posisjon.

Innhold

Registrering i systemet

Vi anbefaler å lese seg opp på dynamisk KID og AvtaleGiro, før man faktisk går inn i systemet og setter innstillingene. IKKE sett opp dynamisk KID i Unite før dere har lagt til KID-innstillinger i banken.

Basert på om man er en forvalter eller formidler av leie, så finner man innstillingen på litt forskjellig plass:

For formidler: Her finner man innstillingen under "Innstillinger", "Regnskap", "Husleiefakturering" og en egen innstilling som heter "Konfigurer dynamisk KID".
Trykk på tannhjulet ute til høyre for å starte.

For forvalter: Her finner man innstillingen under "Utleiere", og ved å trykke seg inn på relevant utleier. Inne på selve utleieren, trykker man på de tre prikkene ute til høyre, og i menyen velger "Konfigurer dynamisk KID".

Begge disse gjør at man ser dette vinduet:

Gå videre med registrering først ETTER at man har lest videre om hvordan bestille dette hos bank. 

  • Modulus algoritme setter hvilken mod som skal brukes
    • Velger mellom modulo "10" eller "11".
  • Nummersekvens-bygger er hvor man definerer regelen for hvordan KID-nummeret skal genereres, og hvor mange siffer som skal benyttes for hver del av KID-nummeret.
    • Trykk på plus-tegnet for å få opp alternativ.
    • I første rullgardin, velger man hvilken type sekvens man legger til.
    • I andre rullgardin legger man inn antall siffer som knyttes til sekvensen.
    • Eksempel:
      • "Dynamisk: faktura serial" og antall siffer "6", vil si at man reserverer 6 siffer i nummerserien til å være fakturanummeret.
      • "Dynamisk: leietaker serial" og antall siffer "6", vil si at man reserverer 6 siffer i nummerserien til å være leietakers kundenummer.
      • "Statisk: nummer" skiller seg ut i den sammenheng at man her bare definerer et statisk nummer som alltid vil være en del av KID-nummeret. Her får man da definere et "nummer", som alltid er med, for eksempel "01", og er dette man refererer til som avtaletype.

 

Her ville det blitt generert en KID på 15 siffer, med dynamisk 000001, opp til 999999, som reserveres for faktura nummer og leietaker nummer, basert på det som er registrert i Unite, samt legges til "01" fast. Det som utgjør det siste sifferet er modulus, eller kontrollsiffer, som er fra "1"-"9" med mod 10, og "1"-"9" eller "-" ved mod 11.

 



Når det refereres til "posisjon" og hvor i KID-nummerserien noe befinner seg, så ville dette vært faktura nummer, posisjon 1-6,  kundenummer 7-12, og avtaletype 13-14, hvor kontrollsiffer automatisk legges til som siste siffer på posisjon 15.

 

De viktigste regelene

Unngå å bestille mod 10 med 13 siffer når du oppretter/bestiller nytt KID-oppsett i banken. Dette er den eneste kritiske regelen som må følges for å unngå problemer.

Kundenummer-plassering for AvtaleGiro

  • KID-nummeret må inneholde et kundenummer på en spesifikk posisjon
  • Man må oppgi nøyaktig hvor i KID-strukturen kundenummeret er plassert
  • APEX må vite denne posisjonen for at AvtaleGiro skal fungere
  • Posisjon blir for eksempel oppgitt: Posisjon 8-14 i en 22-siffers KID

 

Anbefalte KID-strukturer

Grunnleggende oppsett

Et godt KID-oppsett bør inneholde:

  1. Kundenummer (4-6 siffer)
  2. Avtaletype (1-2 siffer) - valgfritt men anbefalt
  3. Fakturanummer (4-6 siffer)
  4. Kontrollsiffer (1 siffer) (legges til med mod 10/11)

Eksempel:

  • 15 siffer totalt: 6-2-6 + kontrollsiffer
    • 6 siffer for kundenummer
    • 2 siffer for avtaletype
    • 6 siffer for fakturanummer
    • Mod 10 kontrollsiffer

 

Avtaletyper - ekstra fleksibilitet

Hva er avtaletyper?

Avtaletyper lar kundene ha flere separate mandater for ulike tjenester:

  • Anbefaler to-sifret Eksempler:
    • Type 00: Husleie
    • Type 01: Parkering
    • Type 99: Diverse fakturer

Dette er spesielt praktisk hvis man allerede har avtalegiro-avtaler for andre produkter, utenom Unite. Ved å definere et fast nummer i KID-serien for avtaletype, så kan man sette opp avtale spesifikt for husleie/det som faktureres fra Unite, og samtidig ha andre AvtaleGiro avtaler ved annen fakturering.

 

Fordeler med avtaletyper

  • Kunder kan godkjenne automatisk trekk for noen tjenester, men ikke andre
  • Bedre oversikt for kunden over hva som trekkes
  • Kunde/leietaker har mulighet for ulike beløpsgrenser per avtaletype
  • Reduserer risiko for avvisning ved kombinerte fakturer

 

Praktisk implementering

For eksisterende kunder

  1. Ikke endre eksisterende KID-alternativer på bankkontoen
  2. Legg til et nytt KID-alternativ hvis nødvendig
  3. Eksisterende mod 11 med 13 siffer kan ofte brukes som de er
  4. Vurder å legge til avtaletype-felt for fremtidig fleksibilitet

 

Bankbestilling

Når du bestiller utvidelse av KID hos banken:

  1. Be om utvidelse av KID-alternativer, ikke endring
    • Det vil si at man ønsker å også beholde eksisterende KID-oppsett som backup, og at det bare legges til nye alternativ
  2. Spesifiser hvor kundenummeret skal plasseres i KID-nummerserien
    • For eksempel i en serie på 15 siffer, kan kundenummer være posisjon 9-14, hvis det er en lengde på 6 siffer.
  3. Oppgi ønsket lengde og modulus
    • Hvis man har en KID-nummer lengde på 15 siffer, og har modulus 10, så er det siste sifferet av de 15 det som blir kontrollsifferet i modulusen.
  4. Inkluder avtaletype-felt hvis ønskelig
    • Fordel med avtaletype, er at man kan spesifisere at faktura fra Unite har en viss avtaletype, og dermed skille dem fra andre 

 

Informasjon APEX trenger

For å sette opp dynamisk KID må vi ha:

  • KID-lengde (antall siffer)
  • Modulus (mod 10 eller mod 11)
  • Kundenummer-posisjon (fra siffer X til siffer Y)
  • Avtaletype-posisjon (hvis brukt)
  • Fakturanummer-posisjon

Dette bestilles av dere som kunde, ved å ta kontakt med deres bank og si at dere ønsker å legge til KID-alternativ på kontoen som innbetalinger kommer inn på. Da får dere i samarbeid med banken sette opp hvor i KID-nummeret som kundenummer, fakturanummer og eventuelt avtaletype skal plasseres.

 

Overgangsfase

Hva skjer med eksisterende fakturer?

  • Kunder vil få ny KID-struktur på neste faktura etter endringen
  • Informer kundene om endringen på forhånd
  • For AvtaleGiro blir KID-nummeret dynamisk
    • endres hver måned
  • For vanlige fakturer kan KID-nummeret være statisk per kontrakt

 

Matching av innbetalinger

  • Innbetalinger matches automatisk mot riktig faktura
  • Gamle utestående fakturer kan kreve manuell matching i starten

 

Viktige merknader

  • Ingen sammenheng mellom KID-oppsett og innbetalingsavtaler (OCR/Total innbetaling)
    • Du kan endre KID-oppsett uten å endre innbetalingsavtalen
  • Mod 11 vs mod 10: Begge fungerer like godt, mod 11 kan ha bindestrek som kontrollsiffer på slutten (altså "1"-"9" og "-")
  • Kostnader: Varierer mellom banker - kontakt din bank for priser