Gå til innhold
Norsk – Norge
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

En oppsummering på varslingsinnstillingene

Dette er en rask gjennomgang av varsel som kan sendes fra Unite, og innstillingene som påvirker disse varslene.

Varslinger i Unite finner man på litt forskjellige plasser, og trer i kraft ved ulike situasjoner. Videre vil vi oppsummere disse best mulig:

Innhold

Innstillinger for partner

Første stedet å ta en titt er i forbindelse med partner-innstillingene og i hvilke situasjoner det sendes ut varsel. Alle disse innstillingene har tannhjul ved siden av innstillingen, som man kan trykke på for å sette hvem varselet skal sendes til "tenant", "agent" eller "account" der det passer, samt om det skal sendes som e-post eller SMS.

Varslinger

Disse innstillingene finner man under "Generelle innstillinger", og deretter "Varslinger". Disse tar for seg grunnleggende varsel ved følgende hendelser.

  • Finansielt
    • Send kreditnota
      • Hvis denne er aktivert, så vil det kunne sendes kreditnota når man krediterer faktura.
    • Depositumskonto opprettet
      • Hvis denne er aktivert, blir det sendt varsel når depositumskonto er opprettet.
    • Send betalingspåminnelse til leietaker ved manglende innbetaling til depositumskonto
      • Hvis det mangler innbetaling over lengre tid til depositumskontoen, vil det bli sendt varsel til leietakeren om dette hvis denne er aktivert.
    • Oprettelse av depositumsgaranti
      • Hvis denne er aktivert, blir det sendt varsel når depositumsgarantien er opprettet og aktiv.
    • Send betalingspåminnelse for depositumsgaranti etter "X days"
      • Hvis denne er aktiv, blir det sendt varsel til leietakeren hvis det ikke er betalt depositumsgaranti etter antallet dager som fylles inn i X.
  • Leieforhold starter
    • Send velkomst e-post til leietaker(e)
      • Hvis denne er aktiv blir det sendt en velkomst e-post til leietakerne på en leiekontrakt.
    • Interesseskjema
      • Hvis denne er aktiv, blir det sendt varsel til ansvarlig på leieobjektet når noen melder inn interesse på et leieobjekt via interesseskjema.
  • Leieforhold avsluttes
    • Utleier har sagt opp leiekontrakten
      • Når leiekontrakten utgår, hvis det er valgt å avslutte leiekontrakten, så kan det bli sendt varsel om at utleieren ønsket kontrakten avsluttet, hvis man la inn at det var utleier som ønsket dette.
    • Leietaker har sagt opp leiekontrakten
      • Når leiekontrakten utgår, hvis det er valgt å avslutte leiekontrakten, så kan det bli sendt varsel om at leietakeren ønsket kontrakten avsluttet, hvis man la inn at det var leietaker som ønsket dette.
    • Leietaker har planlagt oppsigelse av leiekontrakt
      • Ved å legge inn en planlagt oppsigelse, så kan man velge leietaker har valgt dette, slik at alle er klare over dette når det blir registrert.
    • Utleier har planlagt oppsigelse av leiekontrakt
      • Ved å legge inn en planlagt oppsigelse, så kan man velge at utleier har valgt dette, slik at alle er klare over dette når det blir registrert.
    • Varsel om utgående leiekontrakt
      • Hvis en leiekontrakt begynner å nærme seg utgang, så blir det sendt ut varsel om dette hvis varselet er aktivt.
  • SMS
    • Dette er ikke et varsel i seg selv, men mer hva som skal vises når det sendes et SMS varsel fra Unite Living. Her skriver man inn et SMS-avsendernavn, altså navnet som skal vises når det sendes et SMS varsel fra Unite. Dette navnet blir stående i "Fra" feltet på SMS-en, og det er ofte til hjelp for mottakeren at det står navnet på selskapet som har sendt nevnt SMS.
  • Annet
    • Oppgavevarsel
      • Det er mulighet for å opprette oppgaver og tildele punkter i Unite. Hvis dette varselet er aktivt, så blir det sendt et varsel til brukeren som er knyttet til oppgaven, når oppgaven blir opprettet.
    • Send varsling ved feil personnummer
      • I forbindelse med signering av kontrakter osv., så kan dette varselet aktiveres. Hvis det for eksempel sendes ut signeringsforespørsel til en leietaker, og så er det en annen leietaker som signerer på kontrakten med sitt personnummer, så vil det komme en feilmelding om at "feil person har signert" hvis denne er aktiv.

Husleiefakturering

Denne finner man under "Regnskap" og deretter "Husleiefakturering". Disse tar for seg varslinger i forbindelse med automatisk utsendelse av faktura og generell husleiefakturering. Disse er også avhengige av å være satt aktive, for at de skal kunne sendes.

  • Fakturering
    • Faktura forfaller X dager etter opprettelse
      • Dette er det grunnleggende varselet som sender fakturaen til leietakeren. Den sender fakturaen, i trå med antall dager forfall man setter i "X dager".
    • KPI-endring, bruk indeks X måneder før siste reguleringsdato
      • Dette er det grunnleggende varselet som sendes i forbindelse med KPI-justering. Denne anbefaler vi er aktiv hvis man skal KPI justere, men at det skal settes til 0 måneder for å ikke få forskyving på hvilke måneder som benyttes i justeringen.
  • Påminnelser
    • Send første varsel X dager etter forfallsdato
      • Dette er det samme som første purring, og sendes da etter antallet dager etter faktura har forfalt.
    • Send andre varsel X dager etter første varsel
      • Dette er det samme som andre purring, og sendes da etter antallet dager etter første varselet ble sendt.
      • På dette punktet kan man se på dette som antall dager som første varsel forfaller. Hvis første varsel sendes 7 dager etter faktura forfalt, og så setter man at andre varsel også skal ha 7 dager, så sendes andre varsel 7 dager etter første varsel.
    • Send forfallspåminnelse til leietaker X dager før forfallsdato
      • Dette er en påminnelse om at faktura er i ferd med å forfalle, og blir sendt ut antallet dager før faktura i det hele tatt har forfalt.
    • Opprett og send inkassovarsel X dager etter forfall på siste varsel, X dager etter opprettelse hvis totalt forfalt er mer enn X kr - Her setter man antallet dager som inkassovarselet skal sendes ut.
      • Den er avhengig av det siste varselet er sendt, som er det første antallet dager man fyller inn.
      • I andre antallet dager man fyller inn, så blir dette antall dager som inkassovarselet har forfall.
      • Men man kan sette en grense på at inkassovarsel bare skal sendes, hvis totalen på forfalt sum er over ønsket antall kr.
  • Utkastelsesprosess
    • Opprett og send varsel om fravikelse X dager etter forfallsdato hvis totalt forfalt er mer enn X kr.
      • Dette er grunnleggende for å kunne bruke utkastelsesvarsel og begjæring. Dette varselet må være aktivt for at man skal kunne sende utkastelsesvarsel fra systemet, og blir sendt etter antallet dager etter forfall, men bare hvis summen på forfalt er høyere enn summen i antall kr.
    • Send utkastelsesvarsel på nytt etter X dager
      • Hvis leien fremdeles ikke er betalt etter antallet dager, blir det sendt en påminnelse om utkastelsen.
    • Opprett og send varsel om at begjæring kan sendes X dager etter varsel om fravikelse
      • Dette er det som skjer videre etter at første varselet har gått ut i forbindelse med utkastelse. Dette blir det samme som forfallet på første varsel, og sendes antallet dager etter varsel om fravikelse ble sendt.
    • Opprett begjæringsdokument og prosess mot namsmannen
      • Når denne er aktivert, blir det sendt et varsel til leietakeren om at dokumenter er produsert og blir sendt til namsmannen. Dette er avhengig av at dere som utleiere faktisk sender dokumentene videre til namsmannen, men fungerer som et automatisk varsel slik at leietaker uansett er gjort oppmerksom på det.
    • Send varsel hvis leietaker gjør opp forfalt i begjæringsperioden
      • Hvis dette varselet er aktivt, så blir det sendt et varsel til ansvarlig på kontrakt/leieobjekt når leietakeren har gjort opp for utestående betaling som har gått til begjæring.

Leieobjekt

Dette finner man under "Oppsett" og deretter "Leieobjekt". Dette er noen grunnleggende varsel i forbindelse med protokoller.

  • Inn-/ut-flyttingsprotokoll
    • Denne må være aktiv for at utleier og leietaker skal kunne varsles om signering av inn- og ut-flyttingsprotokoller. Dette er signeringsvarselet som sendes når en innflyttting eller utflytting blir utført på et leieobjekt.
  • Send innflyttingsprotokoll e-signeringspåminnelse, dersom ikke signert etter X days
    • Hvis innflyttingsprotokoll ikke er signert etter antallet utfylte dager, så blir det sendt et varsel til utleier/leietaker som fremdeles mangler å signere. Se på det som en påminnelse om at det mangler signering.
  • Send utflyttingsprotokoll e-signeringspåminnelse, dersom ikke signert etter X days
    • Hvis utflyttingsprotokollen ikke er signert etter antallet utfylte dager, så blir det sendt et varsel til utleier/leietaker som fremdeles mangler å signere. Se på det som en påminnelse om at det mangler signering.

Leieforhold

Dette finner man under "Oppsett" og deretter "Leieforhold". Dette er grunnleggende innstillinger for varsel som sendes til leietakere på leieforhold.

  • Aktiver e-signering for leieavtaler
    • Denne må være aktiv for at man skal kunne sende signeringsforespørsel til leietakere. Dette må også være aktivt for å kunne signere med bankID på leieavtaler.
  • Send signeringspåminnelse, dersom ikke signert etter X days
    • Hvis en leiekontrakt ikke er signert etter antallet dager, så blir det sendt en påminnelse til den parten som ikke enda har signert.
  • Send flytteoppfordring X dager før kontraktoppsigelse
    • Her blir det sendt en påminnelse om at kontrakten er oppsagt og nødvendig info i den forbindelse. Dette sendes X dager før utgangen på kontrakten inntreffer.

 

Manuelt valgte/aktiverte varsel

Noen ganger kan man velge om varsel skal sendes. Da i form av en avkryssing for om man ønsker eller ikke at det skal sendes. Disse kommer opp som et valg hver gang årsak/hendelsen intreffer.

"Send varsel"

  • Dette dukker oftest opp i forbindelse med at faktura opprettes manuelt, enten via "Legg til og opprett faktura" på korrigering, eller ved å bruke "Legg til faktura" og velge en tidligere periode som ikke er fakturert/kreditert. Velger man ikke "Send varsel", så sendes 

  • Hvis man ønsker å kreditere eller delkreditere en faktura, så får man opp valget om man ønsker å bruke "Send varsel". Aktiveres ikke denne, så blir det ikke sendt en e-post med kopi av kreditnota til mottakeren av fakturaen.
  • Dette kommer også opp som alternativ når man oppretter en ny leiekontrakt. Hvis man ikke velger "Send varsel", så får ikke leietaker varsel om at ny leiekontrakt er opprettet, og denne "Velkommen som leietaker" e-posten.
  • Hvis man velger å si opp eller avslutte en leiekontrakt, så får man mulighet til å merke at det skal sendes varsel for en planlagt oppsigelse.

 

Øvrig om varsel og utsendelser

  • Hvis det er sendt et e-post eller SMS varsel fra systemet, så er dette å finne igjen under "Innstillinger" og deretter "E-post og SMS".
    • Her kan man filtrere på brukeren det er sendt til, type varsel som er sendt og tidsrommet man ønsker å sjekke sendinger for.
    • Ved å trykke på lynet ute til høyre for varselet, så kan man velge "Vis hendelser", for å se forløpet på sendingen. Dette er spesielt hjelpsomt hvis utsendingen har feilet, og man ønsker å sjekke hvor i prosessen det har stoppet. En typisk årsak er "Bounced", som innebærer at vi har fått svar tilbake da vi prøvde å sende e-posten/varselet, om at mottakeren på det tidspunktet ikke kunne/ikke ønsket å motta mail fra oss. Da kan det være verdt å be mottakeren sjekke sitt spam-filter, blant annet.