1: Start med innstillinger
Partner innstillingene er grunnsteinen for hvordan systemet håndterer når faktura sendes ut. Via Innstillinger > Regnskap > Husleiefakturering, så setter du opp hvordan fakturering og forfall skal regnes ut.
Her finner man en seksjon som heter "Fakturering", med en innstilling som sier "Faktura forfaller X dager etter opprettelse", med en Av/På bryter til høyre. Det er da feltet med X dager, som man ønsker å se på her, og antall dager man skriver inn, hva forfallet på faktura skal være. Det er ikke uvanlig å ha 14 dager forfall på faktura, som et eksempel, og da skriver man inn "14 dager" i dette feltet, og trykker på den grønne haken for å lagre.
Nå vil det si at systemet vet at faktura skal forfalle 14 dager etter opprettelse, som er viktig for neste steg.
2: Forfallsdato på kontrakt
Når man setter opp en ny kontrakt, så har man feltet "månedlig forfallsdato", som man kan fylle inn med en valgt dato. Dette vil si hvilken dato hver måned som man ønsker at faktura skal forfalle, og det er ikke uvanlig at man ønsker at faktura skal forfalle den 1. hver måned, hvor det da blir naturlig å sette "1" i dette feltet.
3: Fakturadato regnes ut
Nå når man har definert hvor mange dager forfall man ønsker, og man har definert i kontrakten hvilken dato faktura skal forfalle på, så vil systemet bruke disse til å regne ut når faktura skal sendes, som blir det man ofte referer til som fakturadato.
Med de innstillingene som er satt;
- med 14 dager forfall,
- og fast forfall den første hver måned,
så vil systemet regne seg tilbake 14 dager fra den første, og opprette og sende faktura som passer med at fakturaen skal forfalle den til den første i kommende måned.
Et eksempel vil være at neste faktura som sendes skal forfalle den 1. februar. Da vil 14 dager tilbake fra 1. februar, bli den 18. januar, og den datoen som faktura sendes ut.
Purringer/påminnelser
Via Innstillinger > Regnskap > Husleiefakturer, så finner man også seksjonen "Påminnelser", som i all praksis er purringer og varsel på forfalte faktura.
Her har man innstilling for første varsel, andre varsel, forfallspåminnelse og inkassovarsel.
Innstillingene her er avhengige av at minimum "Send første varsel X dager etter forfallsdato" er aktivt. De andre purre-innstillingene baserer seg på at et varsel må ha blitt sendt og forfalt.
Første varsel
Denne baserer seg på når faktura forfaller, og her kan man skrive inn antall dager man ønsker at første purring skal sendes etter forfall på faktura.
Andre varsel
Denne baserer seg på når første varsel ble sendt, og blir sendt X dager etter første varsel.
Forfallpåminnelse
Dette er en påminnelse som man kan aktivere for å sende en vennlig påminnelse til leietaker, noen dager før forfall, hvis faktura ikke er betalt. Denne baserer seg på X dager før forfallsdato, så vil man kunne sende et varsel om at den fremdeles står ubetalt.
Inkassovarsel
Dette er inkassovarsel, som melder at faktura kan sendes til inkasso hvis den fortsatt står ubetalt etter for lang tid. Her kan man opprette og sende inkassovarsel X dager etter forfall på siste varsel.
Det vil si, at den tar utgangspunkt i at det er sendt minimum ett varsel. Hvis det er sendt flere varsel, så vil den ta utgangspunkt i det siste varselet som er sendt. Fyller man inn et nummer i "X dager", så blir det sendt inkassovarsel X dager etter at siste varsel ble sendt.
Et eksempel her kan være at man har innstilling på at første varsel skal sendes 7 dager etter forfall på fakturaen, og andre varsel skal sendes 7 dager etter første varsel. Deretter setter man at inkassovarsel skal sendes 14 dager etter siste varsel.
Hvis faktura da har forfall den 1. februar, så vil første varsel sendes den 8. februar, deretter andre varsel den 15. februar og til slutt blir det sendt inkassovarsel den 29. februar med innstillingene 7+7+14 dager. Hopper man over andre varsel, så blir inkassovarselet sendt den 22. februar istedenfor.
MEN! Inkassovarsel har også en ekstra tekst: "X dager" etter opprettelse hvis totalt forfalt er mer enn "X kr". "X dager" blir da antall dager senere som inkassovarselet skal forfalle, men da bare for krav som er over X kr.
Hvis man setter 14 dager i forfall, med 1000 kr, så er det bare faktura med utestående på 1000 kr og oppover som det blir sendt inkassovarsel på. Setter man ikke inn noe i X kr, så sendes det inkassovarsel i forbindelse med alle faktura som stemmer med innstillingen.