Faktura og KID-regler i forbindelse med uspesifiserte innbetalinger

Hvis det er er kommet en innbetaling med KID, men den har likevel kommet inn som "uspesifisert", så er det fordi KID-en som er benyttet ikke eksisterer i systemet.

Dette kan forekomme hvis man har skrevet inn riktig antall siffer i KID-en, men kanskje at et siffer er feil.

Man kan se mer informasjon om en innbetaling ved å trykke rett på dato-oppføringen til innbetalingen. Man får da opp et vindu som gir informasjon om summen som er kommet inn, om det er en automatisk eller manuelt registrert betaling, men også informasjonen som er brukt da betalingen ble utført.

Standard fakturering og KID

Hvis man bruker standard fakturering, altså at man ikke har gjort innstillinger på en egendefinert KID. Systemet kan fakturere med KID som har 13 og 16 siffer, som er basert på om man har deaktivert "Benytt samme KID-nummer på hver faktura for en leieavtale".

Denne innstillingen er som standard på/aktiv, og da benyttes 13 siffer KID.
Deaktivert brukes 16 siffer KID på automatisk utsendte faktura.

KID på 13 siffer:

4 siffer dedikert til partner-kontoen (ID-en til partneren), posisjon 1-4.
5 siffer dedikert til ID/nummeret på det involverte leieobjektet, posisjon 5-9.
3 siffer dedikert til nummeret på leiekontrakten det faktureres på, posisjon 10-12.
1 siffer dedikert som et fast kontrollsiffer, lagt til på slutten for modulus, posisjon 13.

Totalt 13 siffer, og kan se ut som eksempel:
"0134000160020".

Deler man opp KID nummeret etter dedikerte siffer og posisjon, så ser det slik ut:
"0134 00016 002 0".

KID på 16 siffer:

4 siffer dedikert til partner-kontoen (ID-en til partneren), posisjon 1-4.
5 siffer dedikert til ID/nummeret på det involverte leieobjektet, posisjon 5-9.
6 siffer dedikert til fakturanummeret, posisjon 10-15.
1 siffer, eller strek (-), tilfeldig kontrollsiffer lagt til på slutten for modulus, posisjon 16.

Totalt 16 siffer, og kan se slik ut som eksempel:
"0127000960012142".

Deler man opp KID-nummeret etter dedikerte siffer og posisjon, så ser det slik ut:
"0127 00096 001214 2".

Søk på KID

Ved å vite hvordan KID-nummeret er satt opp, kan man bruke hele, eller deler av KID-nummeret til å undersøke hvor den uspesifiserte innbetalingen skulle vært.

Siden jeg nå vet at posisjon 1-4 og 5-9 er ID til partneren min, og ID/nummer på leieobjektet det gjelder, så kan jeg gå til "Faktura" og "Husleiefaktura" i menyen på venstre side, og søke på "012700096", da vil jeg få treff på andre faktura som har blitt sendt med dette i KID-nummeret, og har da mer mulighet til å finne ut hvor betalingen har kommet fra.

Jeg vet også at posisjon 10-15 er fakturanummeret ved 16-sifret KID. Går jeg til samme plass i systemet, og søker på "0012142", eller bare "12142" så vil jeg få treff på faktura-nummeret, samt andre faktura som dette sifferet også er knyttet til.

Det er viktig å tenke på at man vil bare få treff på søket, hvis det eksisterer en faktura i systemet som har disse sifferne. Det vil si at skulle jeg søke på hele KID-nummeret, eller deler av det - og ikke få treff på søket - så betyr det at det ikke er en faktura generert i systemet med den kombinasjonen av siffer. Det vil forklare hvorfor en eventuell betaling kom inn som uspesifisert, og vil si at deler av, eller hele KID-nummeret har en feil en plass.

Man kan da bruke dette til å prøve å finne ut hvor i KID-nummeret feilen ligger, og jobbe seg frem til hvem og hvor betalingen skulle kommet fra.

Egendefinert KID

Ved en egendefinert KID, så har man fått mulighet til å bygge opp en egen sekvens på KID-nummeret sitt. I det tilfellet vil KID-en genereres basert på det man har valgt.

Dette er i utgangspunktet bare relevant når man ønsker å benytte fakturering med AvtaleGiro, fordi man da må sette opp og definere en egen KID som inkluderer kundenummer og eventuelt andre identifikatorer.

Egendefinert KID kan også kalles Dynamisk KID, som det går å lese mer om her: