Hvordan bytte kontonummer for inn- og utbetalinger
Denne artikkelen forklarer hvordan dere kan bytte kontonummer for innbetalinger, og sikre at utbetalinger kjøres fra ønsket konto ved månedsskifte, basert på rutiner og innstillinger i systemet.
Endringer av kontonummer og effekt på fakturering
- Endring av kontonummer i systeminnstillingene sørger for at kommende fakturaer får nytt kontonummer. Dette gjøres i Innstillinger → Regnskap → Husleiefakturering.
- MEN! Det er ikke nok å bare registrere kontoen i systemet. Hvis dere ønsker at innbetalingene automatisk også skal registreres i Unite, så må det også en innbetalingsavtale på plass. Les videre om det her.
- Med standardoppsett sendes fakturaen ut 15 dager før den 1. i hver måned, og forfallsdato er den 1. i måneden med mindre noe annet er spesifisert i leiekontrakten.
- Anbefalt tidspunkt for å informere leietakere om nytt kontonummer er etter forfallsdatoen og før neste faktura sendes ut — praktisk mellom dag 1 og dag 16/17 i måneden.
Hva skjer med innbetalinger og utbetalinger i samme måned
- Løpene for inn- og utbetalinger for den aktuelle måneden kjører normalt. Når kontonummer byttes i innstillingene vil kommende fakturaer vise nytt kontonummer.
- For utbetalinger må det legges inn nytt samtykke, og derfra velges hvilken bank og konto utbetalingene skal gjennomføres fra.
- Sørg for at den person som håndterer utbetalinger har signeringsrett på den nye kontoen.
Krav knyttet til Nets/innbetalingsavtale
- For å få registrert innbetalinger korrekt på en ny bank-konto i systemet, kan det være nødvendig å ha en aktiv innbetalingsavtale (Nets/Mastercard) knyttet til den kontoen.
- Dere kan sjekke om det ligger en aktiv innbetalingsavtale i nettbanken, eller ta kontakt med deres bank for å få bekreftet om Nets-avtale er aktiv og knyttet mot Unite Living/Apex IT AS.
- Hvis det ikke er etablert innbetalingsavtale, kan leverandøren fylle ut skjema for bestilling av Nets-avtale slik at den kan signeres og returneres.
Praktiske steg for et smidig bytte
- Bekreft at ny konto har (eller bestill) Nets/innbetalingsavtale knyttet til systemet.
- Endre kontonummer i systemet:
- For Innstillinger → Regnskap → Bankin formasjon. Deretter må det også legges inn under Husleiefakturering, hvilken konto som skal benyttes.
- Informer leietakerne i god tid — ideelt mellom dag 1 og dag 16/17 — slik at faste trekk og betalinger rettes til riktig konto.
- Legg inn nytt samtykke for utbetalinger og velg at utbetalingene skal gå via den nye banken/kontoen.
- Sikre at den ansvarlige har signeringsrett på den nye kontoen.
- Overvåk første fakturamønster etter byttet og kontroller at innbetalinger kommer inn på forventet konto.
Feilsøking og verifikasjon
- Hvis dere er usikre på om Nets-avtale er aktiv mot ny konto, sjekk i nettbanken eller kontakt banken for å få bekreftet avtalen og at den peker mot riktig mottaker.
- Kontroller at leietakere har mottatt informasjon om nytt kontonummer og at faste trekk er oppdatert der det er relevant.
- Bekreft i systemet at det nye samtykket for utbetalinger er registrert og at riktig konto er valgt for utbetalingene.
Konklusjon
Ved å oppdatere kontonummer i systeminnstillingene, sikre at ny konto har en aktiv innbetalingsavtale (Nets), informere leietakere innen anbefalt tidsvindu, og legge inn nytt samtykke for utbetalinger med korrekt signaturrett, kan overgangen gjennomføres slik at kommende fakturaer viser ny konto og utbetalinger kan kjøres fra den nye kontoen.