Hvordan håndtere overbetalinger og delbetalinger i faktura
Denne artikkelen forklarer hvorfor overbetalinger ikke automatisk blir ført mot fakturaer som er underbetalt, samt hvordan man kan håndtere slike situasjoner.
Hvorfor blir ikke overbetalinger automatisk ført mot underbetalte fakturaer?
Overbetalinger og manuelle innbetalinger må knyttes til korrekt faktura og riktig fakturatype (for eksempel husleie eller utenom leie). Systemet matcher kun innbetalinger mot nye krav innenfor samme fakturatype og leiekontrakt. Dette betyr at en overbetaling i én måned ikke automatisk oppveier for en underbetaling i en annen måned hvis innbetalingene ikke er rettet manuelt mot de respektive fakturaene og kontraktene (deles med KID).
Hvordan håndtere overbetalinger og underbetalinger
For å rette opp i situasjonen der overbetalinger ikke blir ført mot underbetalte fakturaer, kan følgende trinn følges:
-
Rediger den opprinnelige innbetalingen: Juster beløpet slik at det samsvarer med fakturaen som ble betalt (for eksempel august). Dette er spesielt viktig hvis betalingen opprinnelig var til en annen type faktura, en annen kontrakt eller periode.
-
Opprett en ny manuell innbetaling: For det "overskytende" beløpet, opprett en ny manuell innbetaling og match den mot riktig faktura (for eksempel desember). Husk å bruke samme dato som den opprinnelige innbetalingen for å unngå bankavvik.
-
Dette blir korrekt fremgangsmåte hvis man skal "flytte" en betaling mellom to leiekontrakter.
-
-
Dokumenter endringene: Det er viktig å dokumentere hvorfor endringene er gjort for sporbarhet, så når man registrerer manuelle innbetalinger kan man alltid legge igjen en kommentar på innbetalingen.
Forebyggende tiltak
For å unngå lignende problemer i fremtiden, bør følgende tiltak vurderes:
- Knytt alltid innbetalinger til korrekt faktura og fakturatype.
- Unngå å slette innbetalinger direkte uten å opprette tilsvarende manuell innbetaling på riktig post.
- Bruk alltid samme dato på manuelle innbetalinger som den opprinnelige betalingen.
- Dokumenter årsaken til endringer for sporbarhet.
Konklusjon
For å sikre at overbetalinger blir korrekt håndtert i systemet, er det viktig å følge de riktige prosedyrene for innbetalinger og fakturering. Ved å knytte innbetalinger til de riktige fakturaene og dokumentere endringer, kan man unngå problemer med underbetalinger i fremtiden.