Innflyttingsprotokoll

Hvordan bruke innflyttingsprotokoller i Unite Living

1. Forberedelser: Aktivering av innflyttingsprotokoller Før du kan benytte innflyttingsprotokollene, må funksjonen aktiveres i systemet.

• Gå til «Innstillinger» i Unite Living.

• Velg «Oppsett» og deretter «Leieobjekt».

• Skru på «Inn- og utflyttningsprotokoller».

• Når funksjonen er aktivert, vil en ny meny kalt «Rommelementer» dukke opp. Her kan du legge til de elementene som skal kontrolleres i protokollene.

  • Klikk på «+Legg til romelement»
  • Oppgi navn, og velg hvilke rom som er relevante.
  • Lagre.
  
  

 

2. Legg til rom og elementer i innflyttingsprotokollen

Når innflyttingsprotokollene er aktivert, kan du legge til rom og spesifikke elementer for sjekk.

• Gå til det aktuelle leieobjektet og velg «Innflyttingsprotokoll».

  

• Legg til rom, for eksempel stue, soverom, kjøkken og bad.

• Tilpass hvert rom med elementer som vegger, gulv, tak, samt spesialelementer som sluk på badet eller avtrekk på kjøkkenet.

 

3. Administrasjon av inventar, nøkler og strøm

• Legg til inventar med detaljer om antall og tilstand.

• Spesifiser nøkler med type og antall.

• Registrer informasjon om strømmåleren, inkludert målernummer og målerstand.

 

4. Håndtering av avvik og oppgaver

Unite Living gjør det enkelt å registrere og følge opp eventuelle avvik som oppdages.

• Dersom et avvik oppdages, for eksempel et tett sluk, kan dette registreres direkte i protokollen. Klikk på pilen ved siden av rommet:

  

• Last opp bilder som dokumentasjon av avviket.

• Tildel oppgaver knyttet til avvikene til ansvarlige personer. Systemet vil automatisk sende e-post eller SMS for å informere dem.

  

• Status for oppgavene oppdateres i systemet når de er fullført.

 

5. Strømmåler

• Legg til strømmåler ved å fylle inn måler-nummer, type måler (f.eks. "Strømmåler"), målerstand og dato for avlesning.

• Trykk "Legg til element", og målerinformasjonen blir lagt til som en måler.

• Det er mulig å redigere informasjonen i etterkant ved å klikke på feltene til den lagrede måleren.

• Trykk "Neste".

 

6. Strømvalg

• Leietaker kan nå velge strømleverandør direkte i protokollen. Man kan søke etter en leverandør eller bla gjennom listen.

• Ved valg av leverandør, vises informasjon om produktet, månedsbeløp og påslag.

  • Man kan også velge "Gå videre uten strømavtale", om man ikke ønsker å gjøre en bestilling her.

• Leietaker må fylle ut kundeinformasjon (navn, fødselsdato, e-post, telefon).

• Bekreft overtakelsesdato og velg riktig strømmåler fra listen.

• Leietaker må bekrefte at de har lest og forstått avtalevilkårene for å gå videre.

• Trykk "Neste" når alt er fylt ut.

• Se video her: Innflyttingsprotokoll og strømvalg - video

 

7. Slik bruker du e-signering for innflyttingsprotokoller

Vi tilbyr e-signering for å forenkle signeringsprosessen for innflyttingsprotokoller.

• Når protokollen er ferdigstilt, kan leietaker og utleier signere digitalt.

• Signering kan gjøres med BankID eller digital håndsignatur.

• Systemet holder oversikt over signeringsstatus og sender automatiske påminnelser ved behov, noe som bidrar til en rask og sikker prosess.

 

8. Forhåndsvisning og fullføring av innflyttingsprotokoller

Før endelig signering kan du forhåndsvise protokollen for å sikre at alt er korrekt.

• Forhåndsvisningen gir en fullstendig oversikt over rom, elementer, inventar, nøkler, strøm, samt eventuelle avvik og oppgaver.

• Protokollen er malbasert og kan tilpasses dine spesifikke behov.

• Når forhåndsvisningen er godkjent, kan protokollen fullføres og signeres digitalt av alle parter.

 

 

Varsel på allerede signert innflyttingsdokument:

Dersom du/leietaker mottar purringer på å signere innflyttelsesdokumentet, når det allerede har blitt signert, så er det for at du har opprettet flere innflyttingsdokument på samme leietaker. Les mer her.