Gå til innhold
Norsk – Norge
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

Intern regnskapsintegrasjon, 24SevenOffice/Finago

Dette er en guide for forvaltere som bruker 24SevenOffice/Finago som regnskapssystem, og som har, eller skal sette opp, integrasjon mot Unite Living.

Innhold

 

Slik fungerer integrasjonen

Integrasjonen sender transaksjoner fra Unite Living automatisk over til 24SevenOffice/Finago, slik at regnskapsføringen kan gjøres i regnskapssystemet uten manuell overføring.

  • Integrasjonen kjører automatisk hver natt, omtrent kl. 01:00.
  • Hvilke transaksjonstyper som sendes over, defineres når integrasjonen settes opp.
  • Transaksjoner som ikke gikk gjennom forrige natt, forsøkes på nytt automatisk neste natt.

 

Forutsetninger før integrasjonen settes opp

Før integrasjonen aktiveres er det noen ting som må være på plass i Unite Living:

  • Kontoplan må være satt opp.
  • Avdelinger og leieobjektgrupper må være lagt inn.
  • Brukernavn og passord til 24SevenOffice/Finago må være tilgjengelig.

NB! Avdelinger og leieobjektgrupper må legges inn før integrasjonen aktiveres. Hvis de legges til etterpå, blir de ikke med på allerede sendte transaksjoner, og oppdateres ikke i ettertid. Det vil si at hvis man legger inn dette i etterkant, så er de bare aktive, og blir oversendt, fra de er lagt til.

Tips: Slett kontoer som ikke brukes fra kontoplanen før integrasjonen aktiveres. Da blir kontomappingen ryddigere når man kommer dit.

 

Oppsett av integrasjonen

Selve oppsettet gjøres i samarbeid med Unite Living. Hvordan integrasjonen settes opp avhenger av om dere er direkte utleier eller megler:

  • For direkte utleiere settes integrasjonen opp per selskap — altså for hver enkelt utleier.
    • Naviger inn på "Utleiere".
    • Trykk på de tre prikkene på utleier-kortet.
    • Velg deretter "24 Seven Office" alternativet.
  • For meglere settes integrasjonen opp globalt for partneren.
    • Naviger inn på "Innstillinger".
    • Under "Generelle innstillinger", finner man et meny-punkt som heter "24 Seven Office".

Under oppsettet konfigureres blant annet:

  • Applikasjonsnøkkel — Unite Living sin ID. Denne mottar dere fra oss.
  • Startdato — fra hvilken dato transaksjoner skal sendes over.
  • Transaksjonstyper — hvilke typer transaksjoner som skal inkluderes.
  • Mapping mellom avdeling/gruppe i Unite Living og prosjekt/avdeling i 24SevenOffice/Finago.
    • Her settes hva leietaker, utleier, prosjekt og avdeling tilsvarer i regnskapssystemet.
  • Brukernavn, passord og selskap i 24SevenOffice/Finago.
  • Periodesynkronisering aktiveres, slik at integrasjonen kjører automatisk hver natt.

Når innstillingene er lagret, trykkes Integrer for å starte mappingen av kontoer.

 

Kontomapping

Når integrasjonen startes, sjekker systemet alle eksisterende transaksjoner og identifiserer regnskapskontoer som ikke er mappet mot 24SevenOffice/Finago. Disse må mappes før transaksjoner kan sendes over.

  • På venstre side vises kontoene i Unite Living.
  • På høyre side vises kontoene i 24SevenOffice/Finago.
  • Dra en konto fra venstre side og slipp den over kontoen den skal mappes til på høyre side.

NB! Det er viktig at kontoen slippes over den kontoen i 24SevenOffice/Finago som den skal mappes til. Hvis dere slipper den et annet sted, blir den mappet til feil konto.

Regler for mapping:

  • En konto i Unite Living kan kun mappes én gang. Når den dras over, forsvinner den fra venstre side.
  • Flere kontoer i Unite Living kan mappes til samme konto i 24SevenOffice/Finago.
  • Hvis en konto ikke er mappet, blir transaksjoner med den kontoen ikke sendt over.

 

Skattekoder

Skattekoder mappes på samme måte som kontoer.

  • Som regel er det 1 til 1 — kode 1 mappes til kode 1, kode 3 mappes til kode 3, og så videre.
  • For enkelte oppsett kan det være avvik fra dette, og da gjøres mappingen tilsvarende manuelt.

 

Legge til nye kontoer etter oppsett

Hvis dere legger til en ny regnskapskonto i Unite Living etter at integrasjonen er aktivert, vil ikke transaksjoner med denne kontoen sendes over før den er mappet.

  • Gå til oppsettsiden for integrasjonen.
  • Trykk Vennligst sjekk igjen.
  • Vent til prosessen er ferdig, og trykk Oppdater for å se resultatet.
  • Mapp den nye kontoen mot riktig konto i 24SevenOffice/Finago.

NB! Gjenta gjerne Vennligst sjekk igjen og Oppdater flere ganger ved behov — noen ganger oppdages flere umappede kontoer underveis i prosessen.

 

Begrep

  • Applikasjonsnøkkel: Unite Living sin ID som brukes for å identifisere oss mot 24SevenOffice/Finago. Denne mottar dere fra Unite Living.
  • Periodesynkronisering: Innstillingen som styrer om integrasjonen kjører automatisk hver natt.
  • Kontomapping: Kobling mellom kontoene i Unite Living og kontoene i 24SevenOffice/Finago, slik at transaksjoner føres på riktig konto i regnskapssystemet.
  • Prosjekt/avdeling-mapping: Definerer hvordan avdelinger og leieobjektgrupper i Unite Living kobles til prosjekter og avdelinger i 24SevenOffice/Finago.

 

For mer informasjon om regnskapsintegrasjoner i Unite Living, ta kontakt med Unite Living-support.