Konfigurere signeringsvarslinger

Innhold

• Hvordan fungerer signeringsvarslinger?
• Endre mottakere av signeringsvarslinger
• Fjerne deg selv fra signeringsvarslinger
• Vanlige scenarioer
• Feilsøking

 

Hvordan fungerer signeringsvarslinger?

Når en leiekontrakt er klar til signering i Unite Living, sendes det automatisk e-postvarslinger til:

1. Utleier - Den som er registrert som kontaktperson på utleieren.
2. Andre mottakere - Eventuelle e-postadresser som er lagt til i varslingsinnstillingene.

 

Endre mottakere av signeringsvarslinger

Metode 1: Endre kontaktperson på utleier

Den primære mottakeren av signeringsvarslinger er kontaktpersonen som er registrert på utleieren.

Slik endrer du kontaktperson:

1. Gå til "Leieobjekter" i menyen
2. Velg et leieobjekt som tilhører riktig utleier
3. Klikk på "Utleier"-fanen
4. Klikk på "Rediger"

5. Under "Kontaktperson" kan du endre:

   • Navn: Navnet på kontaktpersonen
   • E-post: E-postadressen som skal motta varsler
   • Telefon: Telefonnummer
6. Klikk "Lagre"

Alle fremtidige signeringsvarslinger for leieobjekter under denne utleieren vil nå sendes til den nye e-postadressen.

 

Metode 2: Legge til flere e-postmottakere

Dersom du ønsker at flere personer skal motta signeringsvarslinger (f.eks. både en daglig leder og en driftsansvarlig):

1. Gå til "Innstillinger" i menyen til venstre.
2. Velg "Oppsett".
3. Klikk på "Leieforhold".
4. Finn innstillingen "Aktiver e-signering for leieavtaler".
5. Trykk på tannhjulet ute til høyre.
6. Trykk på "Notifikasjon til utleier".
7. Under "Send varsling til" kan du skrive inn en ønsket e-postadresse som skal motta varsel.
   1. Trykk på Enter-tasten for å legge til mottaker.
   2. På denne måten legger man til flere mottakere av samme varsel.
8. Skriv inn e-postadressene, skill dem med komma hvis det er flere.
9. Under "Velg mal", velger man samme alternativ som for utleier.
10. Klikk "Lagre".

 

 

Fjerne deg selv fra signeringsvarslinger

Dersom du mottar signeringsvarslinger som du ikke ønsker å motta:

Situasjon 1: Du er registrert som kontaktperson

Hvis du er registrert som kontaktperson på utleieren, men ønsker at noen andre skal motta varslingene:

1. Følg stegene under Metode 1: Endre kontaktperson på utleier
2. Bytt ut din e-postadresse med riktig persons e-postadresse

 

Situasjon 2: Du er lagt til som ekstra mottaker

Hvis din e-postadresse er lagt til under varslingsinnstillinger:

1. Gå til "Innstillinger" → "Oppsett" → "Leieforhold"
2. Finn seksjonen "Aktiver e-signering for leieavtaler"
3. Under listen med mottakere, fjern e-postadresse/sendingsalternativ med det røde krysset til høyre
4. Klikk "Lagre"

 

Situasjon 3: Kun for spesifikke leieobjekter

Dersom man kun ønsker å slutte å motta varsler for enkelte leieobjekter, men ikke alle:

Løsning:

• Opprett separate utleiere for de forskjellige leieobjektene
• Hver utleier kan ha sin egen kontaktperson
• Les mer: Hvordan legge til ny utleier

 

Vanlige scenarioer

Scenario 1: Kun én person skal motta signeringsvarslinger

Løsning:

1. Sett riktig person som kontaktperson på utleieren
2. Sørg for at ingen e-postadresser er lagt til som mottaker i varslingsinnstillingene

 

Scenario 2: Alle signeringsvarslinger skal gå til felles e-postkasse

Eksempel: Du ønsker at alle signeringsvarslinger går til hello@firmanavn.no

Løsning:

1. Sett hello@firmanavn.no som kontaktperson på alle utleiere
   • ELLER -
2. Legg til hello@firmanavn.no under "Sen varsling til" i varslingsinnstillingene

 

Scenario 3: Forskjellige personer for forskjellige avdelinger/bygårder

Eksempel: Du har flere avdelinger, hver med sin ansvarlige person

Løsning:

1. Opprett separate utleiere for hver avdeling/bygård
2. Sett riktig kontaktperson for hver utleier
3. På denne måten får hver ansvarlig kun varsler for sine leieobjekter

Les mer: Sjekkliste for opprettelse av nye Utleiere/AS

 

Scenario 4: Midlertidig endring (f.eks. ved ferie)

Eksempel: Kontaktpersonen er på ferie i 2 uker

Løsning:

1. Endre kontaktperson til vikaren sin e-postadresse
2. Etter ferien: Endre tilbake til den opprinnelige kontaktpersonen

Alternativt:

• Sett opp viderekobling i e-posten til personen som er på ferie

 

Feilsøking

Jeg mottar fortsatt varsler etter at jeg har fjernet e-postadressen

Mulige årsaker:

1. E-postadressen er fortsatt registrert på utleieren

   • Sjekk alle utleiere i systemet
   • Søk etter din e-postadresse under hver utleier

2. E-postadressen ligger fortsatt under varslinger

   • Gå til "Innstillinger" → "Varslinger"
   • Sjekk at e-postadressen er fjernet fra alle sendingsalternativer

3. Du har flere brukere i systemet

   • Sjekk under "Brukere & Roller"
   • Se om din e-postadresse er registrert flere steder

 

Kontraktsvarsler sendes, men signeringsvarsler sendes ikke

Sjekk følgende:

1. Kontrollér at kontrakten faktisk er klar til signering

   • Gå til leieforholdet → "Kontrakt"
   • Sjekk status på kontrakten

2. Se om leietaker har mottatt varselet

   • Gå inn på leieobjektet det gjelder via "Leieobjekter"
   • Finn "Aktiviteter"
   • Se hvem det er sendt varsel til
   • Utleier og leietaker får separate varsel

3. Sjekk e-poststatus

   • Gå til "Ofte stilte spørsmål" → E-poststatuser og feilmeldinger

 

Feil person mottar varsler for kun noen leieobjekter

Løsning:

• Noen leieobjekter har sannsynligvis feil utleier registrert
• Sjekk hvert leieobjekt og verifiser hvilken utleier det tilhører
• Bytt leieobjekt til riktig utleier, eller oppdater kontaktperson på utleieren

Les mer: Bytte leieobjekt fra en utleier til en annen

 

---

Aktuelle hjelpesider:

• Signeringslink
• Hvilken mal blir brukt?
• Endre maler
• Endring av selskapsopplysninger
• Hvordan legge til ny utleier
• E-poststatuser og feilmeldinger