Innflyttingsprotokoll

Unite Living gjør det enkelt å administrere inn- og utflyttingsprosesser effektivt. Følg denne guiden for å ta i bruk innflyttingsprotokollene.

Hvordan bruke innflyttingsprotokoller i Unite Living

1. Forberedelser: Aktivering av innflyttingsprotokoller Før du kan benytte innflyttingsprotokollene, må funksjonen aktiveres i systemet.

• Gå til «Innstillinger» i Unite Living.

• Velg «Oppsett» og deretter «Leieobjekt».

• Skru på «Inn- og utflyttningsprotokoller».

• Når funksjonen er aktivert, vil en ny meny kalt «Rommelementer» dukke opp. Her kan du legge til de elementene som skal kontrolleres i protokollene.

  • Klikk på «+Legg til romelement»
  • Oppgi navn, og velg hvilke rom som er relevante.
  • Lagre.
  
  

2. Legg til rom og elementer i innflyttingsprotokollen

Når innflyttingsprotokollene er aktivert, kan du legge til rom og spesifikke elementer for sjekk.

• Gå til det aktuelle leieobjektet og velg «Innflyttingsprotokoll».

  

• Legg til rom, for eksempel stue, soverom, kjøkken og bad.

• Tilpass hvert rom med elementer som vegger, gulv, tak, samt spesialelementer som sluk på badet eller avtrekk på kjøkkenet.

3. Administrasjon av inventar, nøkler og strøm

• Legg til inventar med detaljer om antall og tilstand.

• Spesifiser nøkler med type og antall.

• Registrer informasjon om strømmåleren, inkludert målernummer og målerstand.

4. Håndtering av avvik og oppgaver

Unite Living gjør det enkelt å registrere og følge opp eventuelle avvik som oppdages.

• Dersom et avvik oppdages, for eksempel et tett sluk, kan dette registreres direkte i protokollen. Klikk på pilen ved siden av rommet:

  

• Last opp bilder som dokumentasjon av avviket.

• Tildel oppgaver knyttet til avvikene til ansvarlige personer. Systemet vil automatisk sende e-post eller SMS for å informere dem.

  

• Status for oppgavene oppdateres i systemet når de er fullført.

5. Slik bruker du e-signering for innflyttingsprotokoller

Vi tilbyr e-signering for å forenkle signeringsprosessen for innflyttingsprotokoller.

• Når protokollen er ferdigstilt, kan leietaker og utleier signere digitalt.

• Signering kan gjøres med BankID eller digital håndsignatur.

• Systemet holder oversikt over signeringsstatus og sender automatiske påminnelser ved behov, noe som bidrar til en rask og sikker prosess.

6. Forhåndsvisning og fullføring av innflyttingsprotokoller

Før endelig signering kan du forhåndsvise protokollen for å sikre at alt er korrekt.

• Forhåndsvisningen gir en fullstendig oversikt over rom, elementer, inventar, nøkler, strøm, samt eventuelle avvik og oppgaver.

• Protokollen er malbasert og kan tilpasses dine spesifikke behov.

• Når forhåndsvisningen er godkjent, kan protokollen fullføres og signeres digitalt av alle parter.

Trenger du mer hjelp?

Send oss en e-posthenvendelse til uniteliving@apexapp.io eller ring oss på supportnummeret 22 12 07 05.