Innhold
- Når kommer utbetalinger i retur?
- Hvordan ser returnerte betalinger ut i systemet?
- Steg-for-steg: Håndtere returnerte utbetalinger
- Korrigere regnskapet
- Forebygging
Når kommer utbetalinger i retur?
Utbetalinger kan komme i retur av flere grunner:
Vanlige årsaker:
- Konto er avsluttet - Utleier eller leietaker har lukket kontoen som man prøver å utbetale til.
- Feil kontonummer - Kontonummeret som er registrert er feil eller har tastefeil.
- Konto er sperret - Banken har sperret kontoen (f.eks. ved konkurs eller beslag).
- Utenlandsk konto uten IBAN - Manglende eller feil IBAN-informasjon for utenlandske kontoer.
- Teknisk feil hos banken - Midlertidig feil i bankens systemer.
Når en utbetaling returneres, kommer pengene tilbake til din konto og må håndteres på nytt i Unite Living.
Hvordan ser returnerte betalinger ut i systemet?
Når en utbetaling returneres, skjer følgende i Unite Living:
- Pengene kommer tilbake til din konto - Den returnerte summen blir innbetalt på din konto.
- Registreres som uspesifisert innbetaling - Betalingen dukker opp under uspesifiserte innbetalinger på dashboardet.
- Opprinnelig utbetaling står fortsatt - Den originale utbetalingen står fortsatt registrert i systemet.
Eksempel:
- Du sendte utbetaling #12763 på 5 000 kr til utleier den 15. oktober.
- Betalingen kommer i retur den 16. oktober med melding "konto avsluttet".
- De 5 000 kr ligger nå som uspesifisert innbetaling i Unite Living.
- Utbetaling #12763 står fortsatt registrert med dato 15. oktober.
Steg-for-steg: Håndtere returnerte utbetalinger
Steg 1: Identifiser den returnerte betalingen
- Gå til Dashboardet i Unite Living.
- Klikk på "$ antall uspesifiserte innbetalinger" lengst til høyre.
- Finn den returnerte betalingen i listen som kommer opp.
- Sjekk dato og beløp - det skal stemme overens med utbetalingen som ble returnert.
- Merk: Du må sende den nye utbetalingen manuelt direkte fra nettbanken for den aktuelle bankkontoen. Det er ikke mulig å gjennomføre dette som en ny utbetaling fra Unite Living.
Steg 2: Få korrekt kontonummer fra mottaker
Før du fortsetter, må du skaffe riktig kontonummer:
- Kontakt utleier/leietaker og be om oppdatert kontonummer.
- Bekreft kontonummeret (be dem skrive det to ganger eller send skjermbilde)
- Oppdater kontonummeret i Unite Living:
- For utleier: Gå til "Leieobjekter" → velg objektet → "Utleier" → "Rediger" → oppdater kontonummer.
- For leietaker: Gå til "Leietakere" → velg leietaker → "Rediger" → oppdater kontonummer.
Steg 3: Slett den returnerte uspesifiserte innbetalingen
Den returnerte betalingen som ligger som uspesifisert innbetaling må slettes:
- Gå til "$ uspesifiserte innbetalinger" på dashboardet.
- Finn den returnerte betalingen.
- Klikk på lynet til høyre for innbetalingen.
- Velg "Slett".
- Bekreft med "Ja".
Les mer: Slette innbetaling
Hva skjer med den opprinnelige utbetalingen? Den opprinnelige utbetalingen (f.eks. utbetaling #12763) blir stående i Unite Living etter at du har slettet den uspesifiserte innbetalingen. Du trenger ikke slette eller reversere den — den fungerer som dokumentasjon på at betalingsforsøket ble gjort. Den nye utbetalingen sender du direkte fra nettbanken (se Steg 5).
Steg 4: Oppdater dato på den opprinnelige utbetalingen (valgfritt)
Dersom du ønsker at regnskapet skal vise korrekt dato for når utbetalingen faktisk blir gjennomført, så må du kontakte oss. Dette er endring som må gjøres i databasen.
Dersom utbetalingen er på samme måned som den opprinnelige utbetalingen så spiller det generelt liten rolle, men dersom det blir på to forskjellige måneder så kan det være en god idé å endre dato.
Dette steget er valgfritt. Dersom du ikke endrer datoen, vil regnskapet vise den originale datoen (15. oktober i eksempelet), selv om pengene faktisk ble sendt senere.
Steg 5: Dobbeltsjekk til neste utbetaling
For å unngå samme problem neste gang, anbefaler vi å dobbeltsjekke at korrekt kontonummer er registrert på utleier og leietaker. Slik gjennomfører du neste utbetaling:
For utleiemeglere med Mastercard-integrasjon:
- Følg vanlig prosess for utbetaling til utleier.
- Les mer: Utbetalinger til utleier via Mastercard integrasjonen
For direkte utleiere eller manuelle utbetalinger:
- Send utbetalingen/tilbakebetalingen manuelt fra din nettbank.
- Bruk det nye, korrekte kontonummeret.
Korrigere regnskapet
Hva med regnskapsintegrasjonen?
Dersom du har regnskapsintegrasjon (f.eks. til Xledger eller Tripletex):
Hvis du slettet den uspesifiserte innbetalingen:
- Den returnerte innbetalingen ble allerede synkronisert til regnskapssystemet og kan ha blitt bokført som en inntekt.
- Slettingen i Unite Living oppdaterer ikke automatisk regnskapssystemet.
- Sjekk med deres regnskapsfører om det må gjøres manuelle korrigeringer.
Hvis du endret dato på utbetalingen:
- Den nye datoen vil bli brukt neste gang det synkroniseres med regnskapssystemet.
- Sjekk at bilagsdatoen blir korrekt.
Les mer: Kontoplan for utleiemeglere
Verifiser at alt er korrekt
Etter at du har håndtert den returnerte betalingen:
Sjekkliste:
- Uspesifisert innbetaling er slettet fra dashboardet.
- Riktig kontonummer er oppdatert på utleier/leietaker.
- Utbetalingen er sendt på nyt direkte fra bank, til korrekt konto.
- Dato på utbetalingen er oppdatert (hvis ønskelig).
- Regnskapet er sjekket og korrekt.
Forebygging
Slik unngår du returnerte utbetalinger i fremtiden:
De viktigste forebyggende tiltakene er å alltid verifisere kontonummeret ved opprettelse, holde kontaktinformasjon oppdatert, og sjekke uspesifiserte innbetalinger minst én gang per uke.
Ved opprettelse av nye utleiere/leietakere:
- Verifiser kontonummer - Be alltid om bekreftelse på kontonummer.
- Test med liten sum - Ved første utbetaling til ny konto, vurder å teste med et lite beløp først.
- Oppdater jevnlig - Be utleiere/leietakere informere deg om endringer i kontonummer.
For utenlandske kontoer:
- Husk å registrere IBAN i tillegg til kontonummer.
- Sjekk at SWIFT/BIC-kode er korrekt.
- Be om skjermbilde av kontoinformasjon fra banken.
Rutiner:
- Sjekk uspesifiserte innbetalinger jevnlig (minst ukentlig).
- Følg opp returnerte betalinger samme dag.
- Hold kontaktinformasjon til utleiere/leietakere oppdatert.
Flere utbetalinger returnert samtidig?
Dersom du har mange returnerte utbetalinger samtidig (f.eks. flere utbetalinger til samme utleier):
- Følg samme prosess for hver returnerte utbetaling.
- Sørg for at alle uspesifiserte innbetalinger blir slettet.
- Send alle utbetalingene på nytt samlet når du har fått korrekt kontonummer.