Sjekk og sett riktig avdeling på leieobjekt
Denne artikkelen forklarer hvorfor det er nødvendig å kontrollere at riktig avdeling står på leieobjektet ved opprettelse av nye leiekontrakter, og hvilke praktiske forhold å være oppmerksom på.
Hvorfor du bør kontrollere avdeling på leieobjektet
- Når du oppretter en kontrakt på et leieobjekt, adopterer kontrakten automatisk den samme avdelingen/ansvarlig som er knyttet til leieobjektet.
- Hvis avdelingen på leieobjektet endres etter at kontrakten er opprettet, blir ikke den eksisterende/aktive kontrakten automatisk oppdatert. Derfor kan en kontrakt fortsatt ha gammel/feil avdeling selv om objektet er oppdatert.
- Manglende eller feil avdeling på kontrakten kan føre til at transaksjoner og fakturaer blir ført på feil avdeling i regnskapet.
Anbefalt praksis ved opprettelse og endring av kontrakter
- Man finner dette ved å navigere til "Leieobjekter", og til venstre for leieobjektet har man tre prikker som gir en meny hvis man trykker på den. Videre kan man velge "Endre eierskap", og får da sette "Avdeling" og "Ansvarlig".
- Man får opp "bytt også eier av leiekontrakten" hvis det er en aktiv avtale på leieobjektet.
- Ved opprettelse av ny kontrakt på leieobjekt:
- Sjekk at korrekt ansvarlig har eierskap og er knyttet til leieobjektet.
- Sjekk at ansvarlig som står i kontrakten er korrekt før du lagrer en ny leiekontrakt.
- Ved endring av leieobjektets avdeling:
- Vær klar over at eksisterende kontrakter ikke oppdateres automatisk bare fordi avdeling og ansvarlig på objektet endres.
- Oppdater avdelingen på leieobjektet før kontrakten fullføres og sendes til signering, slik at korrekt avdeling blir satt på objektet, og da også ansvarlig.
- Ved eierskifte av ansvarlig eller større endringer:
- Det finnes en funksjon/innstilling som heter "bytt også eier av leiekontrakten" — denne bør brukes når hensikten når det endres ansvarlig på et leieobjekt som har en pågående leieavtale, og de samme endringene skal inntreffe på den (inkl. avdeling). Bruk denne der det er relevant for å sikre at kontrakten oppdateres med ny ansvarlig og avdeling.
Kort teknisk merknad
- Kontroll av avdeling på kontrakten er en konkret handling som kan forhindre feil i videre overføring til regnskapssystemet.
- Å sjekke hvem som står som ansvarlig gjør man i steg 2 når man oppretter en ny leiekontrakt.
Konklusjon
Ja — kontroller og sett riktig avdeling på leieobjektet før opprettelse av nye kontrakter (og ved endringer) for å sikre at transaksjoner og importfiler får korrekt avdelingsfordeling. Bruk også tilgjengelig funksjonalitet ved eierskifte når den skal medføre oppdatering av kontrakten.