Spore innbetalinger
Dette er en hjelpeside som skal bistå med forslag i de tilfellene man prøver å spore innbetalinger.
Innhold
Hvordan en betaling knytter seg
For å kunne spore en betaling, så er det viktig å vite hvordan systemet håndterer en innbetaling. Når systemet leser av en innbetaling på konto, så vil systemet først matche på kontonummer det er betalt til, deretter prøve å matche på KID nummeret som er benyttet i betalingen.
Direkte knytting (standard)
Når en innbetaling kommer inn med korrekt kontonummer og ved bruk av KID, så blir en betaling knyttet direkte til en faktura som matcher på benyttet kontonummer og KID.
KID-nummeret KAN være fast per leiekontrakt, dette er en egen innstilling under "Regnskap" og "Husleiefakturering". Der finner man "Benytt samme KID-nummer på hver faktura for en leieavtale". Da vil samme leietaker ha samme KID-nummer på alle fakturaene, frem til en ny kontrakt opprettes for den leietakeren. Det vil si at leietaker betaler inn med samme kontonummer og KID hver gang. Hvis ikke denne innstillingen er aktiv, så blir det et nytt KID-nummer hver gang, basert på fakturanummeret.
Fordeling av innbetaling
Siden vi nå vet at faktura opprettet via samme leiekontrakt kan ha samme KID, så kan vi også gå inn på at innbetalinger vil knytte seg til den eldste fakturaen med en utestående sum først. Hvis to faktura med samme KID og kontonummer er opprettet, så vil systemet først allokere den innbetalte summen til den eldste utestående fakturaen først, og deretter ta resterende overskytende beløp og fordele på nyere faktura med utestående summer.
Unntakene her er hvis man oppretter en manuell innbetaling, og manuelt knytter den til et spesifikt fakturanummer. Eller at man ikke har aktivert innstillingen for samme KID på alle fakturaene.
Uspesifisert innbetaling
Hvis det er blitt betalt uten KID, så vil ikke knyttingen av betalingen kunne gjennomføres, og betalingen vil legge seg som en "Uspesifisert innbetaling". Det betyr bare at den ikke kunne knyttes til en spesifikk faktura, og må manuelt knyttes.
Les mer om knytting av uspesifisert innbetaling her.
Spore en betaling
Nå når vi vet hvordan systemet håndterer innbetalinger, så kan vi gå inn på tips for hvordan å spore en innbetaling.
Innbetalinger vil ha en oppført dato for når innbetalingen er registrert, og man vil kunne se et beløp for innbetalingen. Trykker man direkte på dato-føringen til betalingen, så får man se tilleggsinformasjon om betalingen.
- Dette er kjekt, for med tilleggsinformasjonen kommer det ofte opp hvilket kontonummer og navn på konto-eier som betalingen er kommet fra. Det gjør det lettere å spore, eller vite hvor pengene kommer fra.
Hvis betalingen er kommet som "uspesifisert".
- Da kan man gå inn på "Innbetalinger" og man kan filtrere på "uspesifisert" via "status"-filteret. Da vises alle innbetalinger som har kommet inn som uspesifisert, og man kan knytte dem til en ønsket faktura.
- Man finner også "Uspesifiserte innbetalinger" som en direkte link på dashboardet- Da kommer man til en ferdig-filtrert oversikt.
Hvis det meldes om at en betaling har blitt gjort, men man finner den ikke der den forventes.
- Det kan være at leietaker har betalt inn med feil informasjon, eller at betalingen kom inn som uspesifisert.
- Betalingen kan ha kommet inn som uspesifisert, og kan ha blitt manuelt knyttet til feil faktura.
- I begge disse tilfellene som nevnes over, så kan det være enklest å ta utgangspunkt i den betalte summen, og datoen som de har utført betalingen.
- Hvis en leietaker har utført en betaling, så er det ikke uvanlig at betalingen registreres som innbetalt på deres konto dagen etterpå. Med andre ord, leietaker sier de har betalt den 14., så kan det være at betalingen ikke er registrert på konto før den 15.
- Hvis man bruker betalingsdatoen, og summen som er betalt, så kan man gå inn på "Innbetalinger", og filtrere på "Betalingsdato", og sette det til den 13. og 17., for å få innbetalinger mellom disse datoene. Deretter kan man se igjennom disse betalingene, og sjekke de som er kommet inn med den summen man forventer. Trykker man på datoen for en innbetaling, så får man se utvidet informasjon om betalingen litt ned i skjemaet under "Annet".
Be leietaker sende kvittering av innbetalingen.
- Det kan være leietaker har betalt med feil informasjon, og det er da viktig å dobbelt-sjekke at de har betalt med korrekt info. Ved å sjekke betalingsinformasjonen de har benyttet, opp mot informasjonen på siste faktura som er sendt, kan man finne ut av om leietaker har betalt med korrekt informasjon.
Hvis man ikke finner noe spor av innbetalingen overhodet.
- Det kan skje at banken får trøbbel med å sende, eller produsere, innbetalingsfilen til oss. I de tilfellene får ikke vi lest av innbetalinger i det tidsrommet det gjelder, og det kan være en årsak til at innbetaling ikke blir registrert.
- Løsningen på dette er å ta kontakt med oss, slik at vi kan få sjekket opp hvor det blir korrekt å be om filen.
- Det kan skje at systemet ikke klarer å lese av en innbetalingsfil, eller deler av en fil. I de tilfellene vil det se ut som at betalingen ikke er registrert. Dette skjer svært sjeldent, så det er viktig å sjekke de andre alternativene først.
- Hvis det først viser seg at dette er tilfellet, så vil løsning på dette være å informere oss om så mye informasjon som mulig om innbetalingen(e) det måtte gjelde. På den måten kan vi starte prosessen med å finne filen, og starte ny avlesing av den.