Gå til innhold
Norsk – Norge
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

Hvordan sende en faktura til inkasso med Collectio

Hvordan man sender en faktura videre til inkasso via Collectio-integrasjonen i Unite Living, hvilke innstillinger som må være på plass, og vanlige feilkilder med konkrete løsninger.

Hvordan sende en faktura til Collectio — trinnvis

  1. Aktiver Collectio-integrasjonen

    • For formidlere:
      • Gå til Generelle innstillinger → Collectio Integrasjon, godkjenn vilkårene og start onboarding. Det blir da sendt en forespørsel til Collectio, og de vil ta kontakt for videre igangsetting.
    • For forvaltere:
      • Aktiver integrasjonen per utleier via utleieroversikten (velg hvilke utleiere dere ønsker å aktivere for).

  2. Sørg for at kravene for å kunne sende er oppfylt:

    • Innstillingene må være satt opp til at det blir sendt to (2) purringer/varsler etter forfall, før det vil være mulig at faktura kan sendes til Collectio.
    • Kontroller og juster påminnelser under: Innstillinger → Regnskap → Husleiefakturering → Påminnelser. Velg hvor mange dager som skal gå før hvert varsel sendes, men det må ha gått minimum 14 dager totalt fra forfall.
      • Eksempel her kan være at man setter 7 dager på første varsel, og 7 dager på andre varsel, som totalt vil bli 14 dager.

  3. Sjekk at purringer er sendt for den aktuelle fakturaen

    • Gå inn på leietakeren/leieobjektet og klikk på den aktuelle fakturaen. Nederst på siden til fakturaen, under "Aktiviteter", vises hendelser og hvor mange purringer som er sendt i forbindelse med fakturaen.
  4. Det skal ikke sendes inkassovarsel fra Unite Living.
    • Innstillingen for "Opprett og send inkassovarsel" må derfor deaktiveres. Collectio håndterer denne biten selv.

  5. Send fakturaen manuelt til Collectio

    • Når kravene er oppfylt (to varsler sendt og integrasjonen aktivert), får du tilgang til funksjonen "Send til Collectio" som du starter manuelt.
    • Per i dag er det ingen innstilling som automatisk sender faktura til Collectio, men dette kan bli tilgjengelig i fremtiden.

 

Nyttig støtteinnhold og dokumentasjon

  • Hjelpesider med steg-for-steg: https://help.uniteliving.com/hvordan-sende-en-faktura-til-inkasso-forvaltning
  • Onboarding Collectio: https://help.uniteliving.com/onboarding-collectio

 

Kostnader og betalingsrelaterte forhold (konkret informasjon)

  • Aktivere Collectio-integrasjonen koster 299 kr per måned per partner.
  • Collectio legger på et purregebyr på 35 kr når de sender fakturaen; dette gebyret går til Collectio.
  • Når inkassovarsel sendes til leietaker, sendes det også et SMS-varsel som koster 3 kr per sendt SMS. Denne SMS-funksjonen kan slås av.

 

Anbefalte innstillinger når du bruker Collectio

  • Slå av purregebyr i Unite Living på partneren hvis dere bruker Collectio, fordi Collectio selv legger på purregebyret (og en faktura i følge regelverket kun kan ha maksimalt 35 kr i purregebyr).
  • Vurder å slå av SMS-varsler hvis dere ikke ønsker kostnaden per SMS.

 

Vanlige problemer og hvordan løse dem

  • Manglende "Send til Collectio"-knapp:

    • Sjekk at minst to varsel/purringer er sendt for fakturaen.
    • Kontroller påminelse-innstillingene (Innstillinger → Regnskap → Husleiefakturering → Påminnelser) og slå på varsel nummer 2 hvis den var av.
    • I fakturaens "Aktiviteter" ser du hvor mange purringer som er sendt.
    • Sjekk at det har gått 14 dager siden forfall på original faktura.

  • Feilmelding ved oppretting av avtale / bestilling av inkasso:

    • Sjekk at utleier/partner har registrert telefonnummer. Uten telefonnummer kan det gi feil ved opprettelse av avtale.

  • Status for faktura/overføring virker ikke oppdatert:

    • En statusoppdatering kan ha blitt forsøkt uten å tre i kraft; å kjøre oppdatering på nytt løser vanligvis problemet.

 

Tips før du starter

  • Integrasjonen må aktiveres per partner/utleier slik dere ønsker å bruke den — dere kan selv velge hvilke utleiere som skal ha Collectio aktivert.
  • Send alltid til inkasso manuelt fra systemet når kravene er oppfylt; systemet sender ikke automatisk til Collectio.

 

Konklusjon

For å sende en faktura til Collectio må Collectio-integrasjonen være aktivert for riktig partner/utleier, det må være sendt to purringer til leietaker, og relevante innstillinger (påminnelser, telefonnummer på utleier) må være korrekte.

Kostnaden for integrasjonen er 299 kr/mnd per partner; Collectio legger i tillegg på et purregebyr på 35 kr og kan sende SMS for 3 kr per melding. Følg hjelpesidene for detaljert onboarding og steg-for-steg fremgangsmåte.