Gå til innhold
Norsk – Norge
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

Hvordan sende en faktura til inkasso med Collectio

Hvordan man sender en faktura videre til inkasso via Collectio-integrasjonen i Unite Living, hvilke innstillinger som må være på plass, og vanlige feilkilder med konkrete løsninger.

Hvordan sender du en faktura til Collectio?

For å sende en faktura til Collectio må integrasjonen være aktivert for riktig partner/utleier, det må være sendt to purringer til leietaker, og relevante innstillinger (påminnelser og telefonnummer på utleier) må være korrekte. Når disse kravene er oppfylt, sender du fakturaen manuelt via funksjonen «Send til Collectio» i systemet.

  1. Aktiver Collectio-integrasjonen

    • For formidlere:
      • Gå til Generelle innstillinger → Collectio Integrasjon, godkjenn vilkårene og start onboarding. Det blir da sendt en forespørsel til Collectio, og de vil ta kontakt for videre igangsetting.
    • For forvaltere:
      • Aktiver integrasjonen per utleier via utleieroversikten (velg hvilke utleiere dere ønsker å aktivere for).

  2. Sørg for at kravene for å kunne sende er oppfylt:

    • Innstillingene må være satt opp til at det blir sendt to (2) purringer/varsler etter forfall, før det vil være mulig at faktura kan sendes til Collectio.
    • Kontroller og juster påminnelser under: Innstillinger → Regnskap → Husleiefakturering → Påminnelser. Velg hvor mange dager som skal gå før hvert varsel sendes, men det må ha gått minimum 14 dager totalt fra forfall.
      • Eksempel her kan være at man setter 7 dager på første varsel, og 7 dager på andre varsel, som totalt vil bli 14 dager.

  3. Sjekk at purringer er sendt for den aktuelle fakturaen

    • Gå inn på leietakeren/leieobjektet og klikk på den aktuelle fakturaen. Nederst på siden til fakturaen, under "Aktiviteter", vises hendelser og hvor mange purringer som er sendt i forbindelse med fakturaen.
  4. Det skal ikke sendes inkassovarsel fra Unite Living.
    • Innstillingen for "Opprett og send inkassovarsel" må derfor deaktiveres. Collectio håndterer denne biten selv.

  5. Send fakturaen manuelt til Collectio

    • Når kravene er oppfylt (to varsler sendt og integrasjonen aktivert), får du tilgang til funksjonen "Send til Collectio" som du starter manuelt.
    • Det finnes per nå ingen innstilling som automatisk sender faktura til Collectio.

 

Hvor finner du støtteinnhold og dokumentasjon?

  • Hjelpesider med steg-for-steg: https://help.uniteliving.com/hvordan-sende-en-faktura-til-inkasso-forvaltning
  • Onboarding Collectio: https://help.uniteliving.com/onboarding-collectio

 

Kostnader og betalingsrelaterte forhold (konkret informasjon)

  • Aktivere Collectio-integrasjonen koster har en fast månedskostnad per partner.
  • Collectio legger på et purregebyr når de tar over prosessen og sender faktura fra seg; dette gebyret går til Collectio for håndteringen, og betales av skyldner.

 

Hvilke innstillinger anbefales når du bruker Collectio?

  • Slå av purregebyr i Unite Living på partneren hvis dere bruker Collectio, fordi Collectio selv legger på purregebyret (og en faktura i følge regelverket kun kan ha maksimalt 35 kr i purregebyr).
  • Vurder å slå av SMS-varsler hvis dere ikke ønsker kostnaden per SMS.

 

Hva gjør du ved vanlige problemer med Collectio-sending?

  • Manglende "Send til Collectio"-knapp:

    • Sjekk at minst to varsel/purringer er sendt for fakturaen.
    • Kontroller påminnelse-innstillingene (Innstillinger → Regnskap → Husleiefakturering → Påminnelser) og slå på varsel nummer 2 hvis den var av.
    • I fakturaens "Aktiviteter" ser du hvor mange purringer som er sendt. Hvis det ikke er sendt 2 stk, så er det grunnen til at fakturaen ikke kan sendes til inkasso.
    • Sjekk at det har gått 14 dager siden forfall på original faktura. Dette er da i tillegg til purringene - faktura må også ha status "Forfalt".

  • Feilmelding ved oppretting av avtale / bestilling av inkasso:

    • Sjekk at utleier/partner har registrert telefonnummer. Uten telefonnummer kan det gi feil ved opprettelse av avtale.

  • Status for faktura/overføring virker ikke oppdatert:

    • En statusoppdatering kan ha blitt forsøkt uten å tre i kraft; å kjøre oppdatering på nytt løser vanligvis problemet.

 

Tips før du starter

  • Integrasjonen må aktiveres per partner/utleier slik dere ønsker å bruke den — dere kan selv velge hvilke utleiere som skal ha Collectio aktivert.
  • Send alltid til inkasso manuelt fra systemet når kravene er oppfylt; systemet sender ikke automatisk til Collectio.

 

Konklusjon

For å sende en faktura til Collectio må Collectio-integrasjonen være aktivert for riktig partner/utleier, det må være sendt to purringer til leietaker, og relevante innstillinger (påminnelser, telefonnummer på utleier) må være korrekte.

Kostnaden for integrasjonen er 299 kr/mnd per partner; Collectio legger i tillegg på et purregebyr på 35 kr og kan sende SMS for 3 kr per melding. Følg hjelpesidene for detaljert onboarding og steg-for-steg fremgangsmåte.