Manglende fakturering - feilsøking.
Denne guiden hjelper deg når fakturaer ikke blir opprettet automatisk i Unite Living.
Innhold
- Hvorfor opprettes ikke fakturaen?
- Sjekk faktureringsinnstilingene
- Vanlige årsaker til manglende fakturaer
- Slik oppretter du manglende fakturaer
- Forebygging
Hvorfor opprettes ikke fakturaen?
Fakturaer i Unite Living opprettes automatisk basert på innstillingene i leiekontrakten. Dersom en faktura ikke blir opprettet når du forventer den, kan det skyldes flere forskjellige årsaker.
De vanligste årsakene:
- Feil forfallsdato-innstillinger (spesielt ved negativ forfallsdato som -16)
- Faktura startdato er satt feil
- Leiekontrakten er ikke aktivert riktig
- Fakturafrekvensen er satt feil
- Leieperioden har utløpt
Sjekk faktureringsinnstillingene
Steg 1: Gå til leiekontrakten
- Naviger til "Leieobjekter" eller søk på leietaker under "Leietakere"
- Klikk på det aktuelle leieforholdet
- Klikk på "Kontrakt" for å se kontraktsdetaljer
Steg 2: Verifiser faktureringsinnstillinger
Sjekk følgende felter i kontrakten:
Kontraktsdatoer:
- Startdato: Når leiekontrakten starter
- Sluttdato: Når leiekontrakten slutter (blank = løpende)
- Faktura startdato: Når første faktura skal opprettes
Fakturainnstillinger:
- Forfallsdato: Hvilken dag i måneden fakturaen forfaller
- Fakturafrekvens: Hvor ofte faktura skal sendes (månedlig, kvartalsvis, etc.)
- Faktura metode: Hvordan fakturaen skal sendes
Vanlige årsaker til manglende fakturaer
1. Forfallsdato i forrige måned (negativ forfallsdato)
Problem: Du har satt forfallsdato til -16 (den 16. i forrige måned), men novemberfakturaen opprettes ikke i oktober.
Forklaring:
- Når forfallsdato er satt til -16, betyr det at fakturaen forfaller den 16. oktober for november-leien
- Systemet oppretter fakturaen basert på faktura startdato og fakturafrekvens
- Dersom faktura startdato er satt feil, kan fakturaen hoppe over perioder
Løsning:
- Gå til kontrakten og sjekk "Faktura startdato"
- Kontroller at forfallsdatoen er korrekt satt til -16
- Opprett manglende faktura manuelt (se nedenfor)
2. Faktura startdato er feil
Problem: Faktura startdato er satt til en dato som gjør at fakturaer ikke opprettes for perioden du forventer.
Eksempel:
- Leiekontrakten starter 1. september
- Faktura startdato er feilaktig satt til 1. oktober
- September-fakturaen blir aldri opprettet
Løsning:
- Du kan ikke endre faktura startdato på en aktiv kontrakt
- Opprett manglende faktura manuelt med "Fakturer manglende periode" (se nedenfor)
3. Leiekontrakten er ikke aktivert
Problem: Kontrakten står som "Utkast" eller "Venter på signering".
Løsning:
- Kontroller status på kontrakten
- Dersom kontrakten ikke er signert, må den signeres før fakturaer kan opprettes
- Les mer: Signeringslink
4. Fakturafrekvens er feil
Problem: Fakturafrekvensen er satt til kvartalsvis, men du forventer månedlige fakturaer.
Løsning:
- Gå til kontrakten
- Klikk på "Rediger kontrakt"
- Endre "Fakturafrekvens" til "Månedlig"
- Opprett manglende fakturaer manuelt for perioder som allerede har passert
Les mer: Endre leiekontrakt
5. Leieperioden har utløpt
Problem: Kontrakten har en sluttdato som har passert.
Løsning:
- Sjekk sluttdato på kontrakten
- Dersom kontrakten skal forlenges, følg guiden: Endre start/sluttdato
Slik oppretter du manglende fakturaer
Dersom fakturaer mangler for tidligere perioder, kan du opprette dem manuelt.
Metode 1: Fakturer manglende periode (for ufakturerte perioder)
Denne funksjonen brukes for å fakturere perioder som ikke allerede er fakturert i leieforholdet.
- Gå til leieforholdet det gjelder
- Klikk på "Valg" og deretter "Fakturer manglende periode"
- Systemet vil da vise deg eventuelle tilgjengelige fakturaperioder som ikke har en husleiefaktura
- Velg perioden du ønsker å fakturere
- Klikk "Opprett"
"Fakturer manglende periode" sjekker kun om den digitale kontrakten mangler husleiefaktura for en gitt periode. Dersom perioden ikke dukker opp i listen, kan det være fordi:
-
Faktura startdato er satt til etter perioden du ønsker å fakturere
-
Kontrakten ikke var aktiv i den perioden
Metode 2: Opprett ekstrafaktura (for spesielle tilfeller)
Dersom "Fakturer manglende periode" ikke viser perioden du trenger, kan du opprette en ekstrafaktura manuelt.
- Gå til leieforholdet
- Klikk på "Valg" → "Ny justering"
- Fyll ut:
- Leieobjekt og Leieforhold: Sett ønsket leieforhold som skal faktureres
- Beløp: Husleiebeløp
- Forfallsdato: Når fakturaen skal betales
- Beskrivelse: F.eks. "Husleie oktober 2025"
Les mer: Justeringer og ekstrafaktureringer
Forebygging
Slik unngår du manglende fakturaer i fremtiden:
Ved opprettelse av ny kontrakt:
- Dobbelsjekk faktura startdato - skal normalt være samme som kontraktens startdato
- Verifiser forfallsdato - pass på at den er riktig, spesielt ved bruk av negativ forfallsdato
- Test faktureringen - sjekk at første faktura opprettes som forventet
Ved bruk av negativ forfallsdato (f.eks. -16):
- Husk at dette betyr forfallsdato er 16. i forrige måned
- Eksempel: November-leie forfaller 16. oktober
- Sjekk alltid at faktura startdato tillater generering av fakturaer for ønsket periode
Månedlig rutine:
- Sjekk at alle aktive leieforhold har fått generert forventet faktura
- Bruk rapporten "Leieobjekter" for å se oversikt over alle aktive leieforhold
- Sammenlign med fakturaer som er opprettet